Büro und Dienstleistung

KI für Dienstleister: Stundenrapporte, Offerten, Rechnungen und Belege ohne Papierkram

Reinigungsfirmen, Hauswartungen, IT-Support und andere Dienstleister haben ihre Leute im Einsatz und wenig Zeit fürs Büro. Mit KI werden Stundenrapporte der Einsatzteams zu Rechnungen, Kundenanfragen zu Offerten und Terminvorschlägen. Eingangsrechnungen und Belege gehen sauber vorbereitet an Buchhaltung oder Treuhänder. Sie prüfen und geben frei.
Für Reinigungsfirmen, Hauswartungen, Facility Services, Umzugsfirmen, IT-Support, Gebäudeservice und das Büro von Dienstleistungs-KMU in der Schweiz.
Kostenloses AnalysegesprächWas bringt das bei mir?

Von Luca Mazza, Dipl.-Ing. (BA) Elektrotechnik, 24 Jahre Automationsprojekte, Keynote Speaker für KI und ChangeStand:

Beispiele aus dem Alltag
Stundenrapporte werden pro Objekt zusammengezogen. Die Rechnung liegt als Entwurf bereit.
Rechenbeispiel

Was bringt das bei Ihnen?

Zwei Regler, dann sehen Sie, was KI Ihnen pro Jahr zurückgeben kann.
Richtwert
Wie viel KI einspart, können die wenigsten einschätzen. Darum steht hier ein vorsichtiger Richtwert. Die KI erledigt den Entwurf, das Prüfen bleibt bei Ihnen. Passen Sie den Regler an Ihren Betrieb an.
6 Min.Heute 10 Min., mit KI noch 4 Min.
60
Gesparte Kosten pro Jahr
CHF22'100
Gesparte Stunden pro Jahr
276
Das sind Arbeitstage
33
Schätzung mit Durchschnittswerten. Im Analysegespräch rechnen wir mit Ihren echten Abläufen.
Mit meinen Zahlen rechnen
Die Beispiele im Detail

So sieht der Alltag vorher und nachher aus

  1. Stundenrapporte der Einsatzteams werden zur Rechnung

    Heute
    Die Reinigungsteams, Hauswarte oder Techniker füllen Stundenrapporte aus, auf Papier, im Handy oder per WhatsApp. Am Monatsende sucht jemand alles zusammen, rechnet Stunden pro Objekt und Kunde aus und schreibt die Rechnungen. Überfällige Rechnungen werden oft erst Wochen später bemerkt.
    Mit KI
    Die KI liest die Stundenrapporte aus, ordnet Einsätze und Stunden dem richtigen Objekt und Kunden zu und erstellt die Rechnungsentwürfe mit Ihren Ansätzen. Zusatzeinsätze und Material werden mitverrechnet. Ist eine Rechnung überfällig, liegt die Zahlungserinnerung als Entwurf bereit.
    Ablauf
    1. Rapport lesen(KI)
    2. Rechnung erstellen(KI)
    3. Prüfen und senden(Sie)

  2. Kundenanfragen werden zu Offerte und Terminvorschlag

    Heute
    Anfragen kommen per E-Mail, Kontaktformular und Telefon: eine Endreinigung mit Abnahmegarantie, eine Unterhaltsreinigung ab Januar, eine IT-Störung im Büro. Jede braucht eine schnelle Antwort, oft eine Offerte und einen Termin. Wer zu spät antwortet, verliert den Auftrag.
    Mit KI
    Die KI liest jede Anfrage, erkennt Art und Dringlichkeit und bereitet die Antwort vor: bei Standardaufträgen direkt mit Offerte nach Ihren Preisen, bei Terminwünschen mit freien Zeiten aus Ihrer Einsatzplanung. Dringende Störungen stehen zuoberst. Sie prüfen und senden.
    Ablauf
    1. Anfragen lesen(KI)
    2. Offerte und Termin entwerfen(KI)
    3. Prüfen und senden(Sie)

  3. Eingangsrechnungen und Belege für den Treuhänder vorbereiten

    Heute
    Lieferantenrechnungen, QR-Rechnungen, Tankquittungen und Spesenbelege landen im Postfach, im Auto oder in der Schublade. Am Monatsende oder vor dem Abschluss sucht jemand alles zusammen und schickt es dem Treuhänder. Fälligkeiten werden dabei leicht übersehen.
    Mit KI
    Belege werden fotografiert oder weitergeleitet. Die KI liest Lieferant, Datum, Betrag und Fälligkeit aus, legt alles geordnet ab und erinnert an fällige Zahlungen. Ihr Treuhänder oder Ihr Buchhaltungsprogramm bekommt die Belege sauber vorbereitet. Sie kontrollieren.
    Ablauf
    1. Beleg lesen(KI)
    2. Ordnen und ablegen(KI)
    3. Kontrollieren(Sie)
Häufige Fragen

Was Betriebe vorher wissen wollen

Wir haben kaum Büropersonal. Lohnt sich das trotzdem?

Gerade dann. In vielen Dienstleistungsbetrieben macht der Chef das Büro abends selbst. Jede Stunde, die dort wegfällt, ist eine Stunde mehr für Kunden oder Feierabend. Mit dem Rechner auf dieser Seite sehen Sie, wie viel zusammenkommt.

Was passiert, wenn auf dem Stundenrapport etwas falsch ist?

Nichts geht ungeprüft raus. Die KI liest Objekt, Einsatz und Stunden aus und erstellt den Rechnungsentwurf. Unleserliches oder Ungewöhnliches wird markiert. Sie prüfen und geben frei.

Verschickt die KI selbst Mahnungen?

Nur wenn Sie das wollen. Standardmässig bereitet sie Zahlungserinnerungen als Entwurf vor, sobald eine Rechnung überfällig ist. Ob und wann sie rausgehen, entscheiden Sie.

Funktioniert das mit unserer Buchhaltung und unserem Treuhänder?

Belege und Rechnungen werden so vorbereitet, dass Ihr Treuhänder oder Ihr Buchhaltungsprogramm sie direkt übernehmen kann, etwa per Import oder Schnittstelle. Bei vielen Schweizer Programmen wie Bexio, Abacus oder Banana gibt es solche Wege. Was bei Ihnen passt, klären wir im Analysegespräch.

Wo liegen die Daten unserer Kunden?

Die Abläufe laufen auf einem Server in der Schweiz oder in Europa, je nach Ihren Anforderungen. Die grossen KI-Modelle kommen meist von Anbietern aus den USA, lassen sich aber auch in Europa betreiben. Wo nötig, werden Daten vorher anonymisiert. Welcher Weg passt, legen wir gemeinsam fest.

Was kostet die Umsetzung?

Die Umsetzung erfolgt zum Festpreis. Wie hoch er ist, hängt vom Ablauf ab. Im kostenlosen Analysegespräch rechnen wir mit Ihren Zahlen aus, ob sich der Aufwand lohnt.

Wo klemmt es in Ihrem Betrieb?

Im kostenlosen Analysegespräch schauen wir, welcher Ablauf Ihnen am meisten Zeit zurückgibt. Ehrlich, auch wenn die Antwort lautet: Hier lohnt sich KI nicht.
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